Вопросы квалификационного экзамена

Да, действительно в Общих вопросах, включаемых в экзаменационные билеты для проведения квалификационных экзаменов государственных гражданских служащих в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждённых приказом аппарата Губернатора автономного округа от 16 ноября  2010 года № 188 "Об утверждении экзаменационных вопросов, тестов, тем рефератов и Правил проведения квалификационных экзаменов государственных гражданских служащих Ямало-Ненецкого автономного округа", последние три вопроса посвящены ранее не затрагиваемым темам документационного обеспечения, системы электронного документооборота и делопроизводства и работе с информацией ограниченного распространения. 

Они разработаны во исполнение пункта 2.4. распоряжения Правительства автономного округа от 19 августа  2010 года № 138-РП "О первоочередных мероприятиях по совершенствованию внутреннего и межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной  власти Ямало-Ненецкого автономного округа". Формулировки вопросов согласованы со службой по делам архивов автономного округа, департаментом информационных технологий и связи автономного округа и департаментом мобилизационной подготовки автономного округа. 

Ниже я привожу варианты ответов, в том виде и содержании, как я сам бы отвечал на эти вопросы квалификационной комиссии. Они не являются истиной в последней инстанции и каждый может их изменить по своему усмотрению, в соответствии с уровнем понимания и восприятия предмета. Для желающих самостоятельно сформулировать ответы, по каждому вопросу приведён перечень правовых актов. 

28. Основные принципы организации системы электронного документооборота и делопроизводства, её основные базы данных и работа с ними.

 Нормативная база: 

- постановление Администрации автономного округа от 25 декабря 2007 года № 616-А "Об утверждении Временной инструкции по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа"; 

- постановление Правительства автономного округа от 19 августа  2010 года № 195-П "О системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа" 

- распоряжение Правительства автономного округа от 19 августа 2010 года № 138 РП "О первоочередных мероприятиях по совершенствованию  внутреннего и межведомственного электронного документооборота исполнительных органов государственной  власти Ямало-Ненецкого автономного округа" 

 Ответ: 

Внедрение системы электронного документооборота и делопроизводства (далее – СЭДД) началось в 2005 году в аппарате Губернатора автономного округа. В 2010 году постановлением Правительства автономного округа от 19 августа  2010 г. № 195-П "О системе электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа" она введена в промышленную эксплуатацию и определена как основной инструмент и инфраструктура межведомственного и внутреннего взаимодействия исполнительных органов государственной власти автономного округа (далее – ИОГВ) при осуществлении делопроизводства, организации документооборота. В настоящее время в СЭДД работают все ИОГВ, администрация МО Приуральский район и Законодательное Собрание автономного округа. В ближайших планах подключение в единую систему всех муниципальных образований, в некоторых из которых аналогичные системы уже внедрены и работают, и представительств автономного округа. 

В качестве платформы используется система коллективной работы и управления базами Lotus Notes/Domino фирмы IBM, на базе которой фирмой Интертраст (Москва) разработан программный продукт CompanyMedia.Использование Lotus Notes/Domino позволило организовать корпоративную систему электронной почты, предоставить пользователям возможность использовать планировщик заданий, вести личные базы данных контактов и использовать службу мгновенных сообщений. 

Все документы СЭДД хранятся в специализированных базах данных. При осуществлении делопроизводства используются базы "Входящие документы" (ВхД), "Исходящие документы" (ИсхД), "Внутренние документы" (ВнД),  "Организационно- распорядительные документы" (ОРД) и "Обращения граждан" (ОГ) в каждой их которых регистрируются соответствующие виды документов, а также вносится вся информация по их исполнению (резолюции, отчеты об исполнении и т.д.). В отдельных, но связанных с ними базах, хранятся электронные копии документов. Рабочие базы данных разделены по годам, что вызвано как правилами делопроизводства (сквозная нумерация документов в пределах года), так и необходимостью сократить их размер (больший размер – медленнее работа). 

Также используются справочные базы данных, основными из которых являются: "Структура организации" (СО), содержащая сведения о всех структурных подразделениях и сотрудниках ИОГВ в иерархическом представлении, и "Список организаций" (СпО), которая содержит сведения о внешних организациях. Ответственные лица должны своевременно принимать меры по актуализации информации об исполнительном органе государственной власти автономного округа, структурных подразделениях и сотрудниках, размещённой в базе данных СО. 

Идентификация в СЭДД основана на использовании уникального Lotus-имени и индивидуального пароля. Вся информация о пользователе хранится в идентификационном файле (id-файл), на основе которой и предоставляется доступ к отдельным документам в базе данных. Основными правами доступа к документам являются право на изменение и право на чтение (просмотр). Схема доступа к документам СЭДД соответствует принципам бумажного делопроизводства: изменять могут автор, создатель и регистратор (делопроизводитель); читать могут: адресат, исполнители. Есть возможность делегирования полномочий с использованием механизма замещающих лиц. Замещающий в СЭДД обладает всеми правами лица, которое он замещает. Отдельным лицам могут быть назначены права доступа и действия, распространяющиеся на все документы в одной базе данных. Например, право на создание проектов резолюций в СЭДД. 

В ИОГВ базы данных размещаются на специальных серверах, которые объединены в единую структуру. При организации СЭДД использован принцип "единой базы", при котором все базы данных реплицируются (копируются) на каждый сервер. Репликации на каждый сервер ИОГВ подлежат только документы, имеющие к нему отношение. Центральный сервер, на котором хранятся все базы данных в полном объеме через который и происходит репликация, размещен в департаменте информационных технологий и связи автономного округа. Несовпадение иерархической структуры органов исполнительной власти автономного округа и топологии (схемы взаимодействия) серверов СЭДД служит возможной причиной замедления и сбоев работы. 

Управлением (администрированием) СЭДД занимается аппарат Губернатора автономного округа (в части ИОГВ, расположенных в здании пр.Молодежи, 9) и департамент информационных технологий и связи автономного округа (все остальные). На аппарат Губернатора автономного округа возложена ответственность за предметную область СЭДД (делопроизводство), департамент ИТ и связи – за техническую (программное и аппаратное обеспечение, сети и каналы передачи данных и т.д.). 

Вопрос 29. Нормативно-методическая база в сфере делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа. 

Нормативная база:

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149‑ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";  

-постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"; 

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76; 

- Закон автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа"; 

- Закон автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе"; 

- постановление Губернатора автономного округа от 16 апреля 2003 года № 130 "Об утверждении порядка рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу в Администрации автономного округа"; 

- постановление Губернатора автономного округа от 02 сентября 2004 года № 294 "Об утверждении порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа"; 

- постановление Губернатора автономного округа от 08 ноября 2007 года № 159-ПГ "О межведомственной экспертной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа по рассекречиванию архивных документов, принятых на хранение в государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа"; 

постановление Администрации автономного округа от 13 июля 2006 года № 336-А "Об обеспечения сохранности документов по личному составу в учреждениях, организациях и предприятиях Ямало-Ненецкого автономного округа"; 

- постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 года № 26-А "О единых принципах регистрации и учёта документов"; 

- постановлением Правительства автономного округа от 08 июля  2010 года № 127-П "О Регламенте Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа"; 

- постановлением Правительства автономного округа от 14 октября 2010 года №300-П "Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа". 

Ответ: 

Нормативно-методическая база документационного обеспечения – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативная база по архивному делу представлена, в первую очередь, Законом автономного округа от 28 декабря 2005 года № 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе". Имеется ряд нормативных правовых актов конкретизирующих отдельные аспекты этой деятельности: от обеспечения сохранности архивных документов (постановление Администрации автономного округа от 13 июля 2006 г. № 336-А "Об обеспечения сохранности документов по личному составу в учреждениях, организациях и предприятиях Ямало-Ненецкого автономного округа") до их рассекречивания (постановление Губернатора автономного округа от 08 ноября 2007 года № 159-ПГ "О межведомственной экспертной комиссии Ямало-Ненецкого автономного округа по рассекречиванию архивных документов, принятых на хранение в государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа"), что для региона на современной территории которого находился один из сталинских ГУЛАГов – "501 стройка", является актуальным.

В Законе автономного округа от 13 октября 2003 года № 41-ЗАО "О гербе Ямало-Ненецкого автономного округа" определёно описание герба автономного округа и приведен конкретный перечень бланков должностных лиц и органов государственной власти на которых он может быть воспроизведён с дифференциацией по его вариантам (многоцветный и одноцветный). Аналогично подробно перечислены случаи использования изображения на печатях. К полномочиям Губернатора автономного округа отнесено установление порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения герба автономного округа. В соответствующем постановлении Губернатора автономного округа от 02 сентября 2004 года № 294 "Об утверждении порядка  изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков и печатей с воспроизведением герба Ямало-Ненецкого автономного округа" конкретизированы по видам бланков моменты использования изображения герба автономного округа, определены основные принципы создания и согласования эскизов бланков и оттисков печатей. Указаны требования по их хранению, использованию и списанию, описаны соответствующие процедуры и формы.  

Системным правовым актом для документационного обеспечения является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", в котором установлены принципы правового регулирования отношений в информационной сфере, чётко определён обладатель информационных ресурсов, его права и обязанности. В законе кодифицирована соответствующая терминология.

Ключевой является статья 11 данного закона "Документирование информации", в пункте 2 которой указано, что в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Таким документом является постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". Данным постановлением внесены изменения в разделы, посвященные правилам организации документооборота, Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утверждённый Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, и Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утверждённый Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 года № 452.

Во исполнение п. 4 указанного постановления Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которые были утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.

Порядок осуществления, в т.ч. документационной, деятельности Правительства автономного округа изложен в Регламенте Правительства автономного округа, утвержденного постановлением Правительства автономного округа от 08 июля  2010 года № 127-П "О Регламенте Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа". Вопросам документационного обеспечения полностью посвящены порядок формирования и утверждения повестки заседания, а также рассмотрение вопросов методом опроса и заочным голосованием членов Правительства автономного округа. Отдельный раздел отведён под описание механизмов доведения до исполнителей и контроля за исполнением поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний (Президиума) Правительства автономного округа.  

В общих положениях Регламента оговорено, что правила оформления служебных документов определяются Инструкцией по делопроизводству в Правительстве автономного округа. Действующая Инструкция по делопроизводству в Правительстве автономного округа утверждена постановлением Правительства автономного округа от 14 октября 2010 года №300-П "Об Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ямало-Ненецкого автономного округа" и является обязательной для исполнения, в части документов Правительства автономного округа, для всех исполнительных органов государственной власти автономного округа. 

Несмотря на то, что Инструкция по делопроизводству практически полностью регулирует организацию делопроизводства в Правительстве автономного округа и в, основном, в исполнительных органах государственной власти, отдельные специфические вопросы данной деятельности нуждаются в самостоятельной регламентации.  

Юридическое ограничение области действия Инструкции вызывает необходимость принятия правовых актов, распространяющих единые требования по организации делопроизводства на всю систему исполнительных органов государственной власти. Таким образом, например, постановлением Администрации автономного округа от 31 января 2008 г. № 26-А "О единых принципах регистрации и учёта документов" были утверждены Порядок формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа – участника системы электронного документооборота и делопроизводства и Типовая номенклатура дел исполнительного органа государственной власти автономного округа – участника системы электронного документооборота и делопроизводства.  

Из узких, специфических стоит указать на вопросы взаимодействия с прокуратурой автономного округа и подразделением Министерства юстиции по автономному округу (постановление Губернатора автономного округа от 16 апреля 2003 года № 130"Об утверждении порядка рассмотрения актов прокурорского реагирования и экспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ямало-Ненецкому автономному округу в Администрации автономного округа"). 

На реализацию современных принципов документационного обеспечения направлены не только правовые акты, но и документы не носящие нормативных характер. Так в исполнительных органах государственной власти автономного округа разрабатываются свои индивидуальные (ведомственные) инструкции по делопроизводству, утверждаемые приказами, в которых находят отражения моменты по подготовке, исполнению и хранению документов исполнительного органа государственной власти автономного округа.

К значимым документам относится и номенклатура дел - основа формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти автономного округа, которая в обязательном порядке согласовывается с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа. 

Ненормативному регулированию данной в сфере деятельности посвящены и ведомственные правовые акты (приказы) исполнительных органов государственной власти. В самом общем и минимальном случае на этом уровне в обязательном порядке принимаются индивидуальные инструкции по делопроизводству, в состав которых включаются разделы утверждающие образцы используемых бланков с воспроизведением герба автономного округа. Также обязательными является наличие ответственных за использование бланков и печатей с воспроизведением герба автономного округа.  

30. Работа со служебной информацией ограниченного распространения. 

 Нормативная база: 

- Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"; 

- постановление Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной  власти"; 

постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" 

- постановление Администрации автономного округа от 13 мая 2010 года № 227-А "Об утверждении Сводного перечня сведений конфиденциального характера"; 

- постановление Администрации автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения". 

Ответ: 

В Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" определено, что информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). Обладатель информации (правомочия обладателя информации от имени субъекта Российской Федерации, осуществляются государственными органами самоуправления в пределах их полномочий, установленных соответствующими нормативными правовыми актами), если иное не предусмотрено федеральными законами, вправе  разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа, а также защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами. 

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: 

1) соблюдать права и законные интересы иных лиц; 

2) принимать меры по защите информации; 

3) ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами. 

Не может быть ограничен доступ к: 

1) нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления; 

2) информации о состоянии окружающей среды; 

3) информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну); 

4) информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией; 

5) иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами. 

Порядок документирования и общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определён постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной  власти». 

К служебной информации ограниченного распространения отнесена несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Данным постановлением установлено, что служебная информация, содержащаяся в служебных документах, не подлежит разглашению (распространению). 

Во исполнение указанный федеральных правовых актов постановлением Администрации автономного округа от 13 мая 2010 года № 227-А утверждён Сводный перечень сведений конфиденциального характера, используемых в деятельности исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа и подведомственных им учреждений. 

Ранее порядок документирования информации ограниченного доступа включался в текст Инструкции по делопроизводству, но в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» выведен в специальную инструкцию. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти автономного округа, утверждена постановлением Администрации автономного округа от 28 января 2010 года № 49-А "О работе со служебной информацией ограниченного распространения".  

Данная Инструкция устанавливает, что необходимость отнесения документа к служебной информации ограниченного распространения определяется автором (исполнителем) документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При этом должностные лица, принявшие это решение, несут персональную ответственность за его обоснованность и обеспечение защиты носителей служебной информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов. 

Государственным гражданским служащим автономного округа (исполнителям), работающим со служебными документами ограниченного распространения, без санкции руководителя органа государственной власти или его заместителей запрещается сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызывается служебной необходимостью. Также запрещается использовать служебную информацию ограниченного распространения для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать для публичного доступа, а также размещать в составе информационных ресурсов международной сети Интернет, передавать посредством открытых каналов связи (электронная почта, факс) или иным способом создавать условия для неконтролируемого доступа к ним. 

В Инструкции определён порядок создания, приема и учёта документов с грифом ограничения доступа, приведены примеры оформления специальных отметок (гриф) ограничения доступа. Подробно регламентированы действия при копировании документов, направления копий исполнителям и последующего хранения. Отдельные разделы Инструкции посвящены процедурам снятия грифа ограничения доступа, обеспечения сохранности служебных документов.